PENGERTIAN ORGANISASI
§ Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu :
1. Interaksi manusia
2. Kegiatan mengarah pada tujuan
3. Struktur
ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
§ Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur informal ini dibuat untuk meliput pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan.
Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi. Sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :
1. Wewenang
2. Tanggung jawab
3. Pertanggung jawaban
4. Delegasi
5. Koordinasi
§ Organisasi Informal
Organisasi Informal selalu ada dalam setiap organisasi keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik menyangkut bidang pekerjaan ataupun tidak.
Organisasi Informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban.
Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karawan, yaitu :
1. Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
2. Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
3. Anggota-anggota kelompok luar (out group)
Organisasi informal tidak selalu menyebabkan jeleknya pelaksanaan kerja. Kadang-kadang organisasi informal justru merupakan cara terbaik untuk memberi informasi yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.
§ Sentralisasi VS Desentralisasi
Organisasi yang Disentralisir
Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah :
1. Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan
2. Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan
3. Memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.
Sedangkan keburukannya dapat disebutkan disini antara lain :
1. Jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak.
2. Organisasi yang disentarilisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.
Sebenarnya semua keputusan penting diambil oleh manajemen puncak.
Organisasi yang Didesentralisir
Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Didesentralisir diterapkan dengan alasan yang berbeda.
STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA
Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memusatkan perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
Struktur organisasi yang ditentukan dengan baik juga harus mendukung moral karyawan. Karyawan yang mengetahui tentang apa yang diharapkan dari pekerjaan, siapa atasannya, dan bagaimana pekerjaan itu cocok dengan struktur organisasi keseluruhan, semuanya diarahkan untuk membentuk angkatan kerja yang loyal dan harmonis.
§ Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual. Akibatnya, tujuan-tujuan itu harus dipecah kedalam tujuan-tujuan khusus untuk setiap karyawan dalam perusahaan.
Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah kedalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masingdepartemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual.
Jumlah jenjang dalam hierarki bergantung pada besarnya dan kekomplekan perusahaan. Perusahaan yang lebih kecil biasanya mempunyai jenjang lebih sedikit disbanding perusahaan besar.
Departementalisasi
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Dikebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.
Wewenang dan Tanggung Jawab
Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahannya agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.
Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakukan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.
Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer ?
Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (Span of Control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi
Komunikasi yang jelas sangat penting berfungsinya organisasi secara lancer.
Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas. Akan tetapi perencana organisasi harus yaki bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.
Seorang filusuf dan sejarahwan Inggris bernama C. Northcote Parkinson menjelaskan kecenderungan tersebut dalam bukunya Parkinson’s Law : “Pekerjaan itu meningkat sedemikian rupa sehingga mengisi waktu yang tesedia untuk penyelesaiannya.
Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding penungkatan pekerjaan ? Menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :
1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.
§ Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi
a. Kebaikan Organisasi Garis
· Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
· Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.
· Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.
· Menghemat biaya, sebab pengwasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.
b. Keburukan Organisasi Garis
· Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.
· Tidak hanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.
· Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.
§ Organisasi Garis dan Staf
Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan.
Tugas kepala-kepala bagian yang semakin berat memerlukan bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran dalam beberapa fungsi. Untuk ini dapatlah dibentuk staf. Selain memberi saran kepada pimpinan ataupun kepala-kepala bagian, mereka tidak mempunyai kekuasaan dalam pemberian perintah.
Hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung seperti ini dinamakan hubungan garis.
Hubungan mereka tidak langsung, maka dalam hal ini manajer-manajer tersebut bertindak sebagai staf, dan hubungan yang terjadi adalah hubungan staf.
a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
· Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya.
· Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
· Staf dapat mendidik para petugas.
· Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.
b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
· Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.
· Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf dari pada atasannya.
· Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.
§ Organisasi Fungsional
Dalam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/ pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.
Oleh karena itu bentuk struktur organisasi fungsional ini sulit dan jarang dipakai.
a. Kebaikan Organisasi Fungsional
· Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.
· Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.
b. Keburukan Organisasi Fungsional
· Amaembingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
· Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
· Kesulita-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
· Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.
§ Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Komite ini dapat dibentuk disemua bagian dalam organisasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite.
Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1. Suasananya santai dan bersifat informal
2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.
3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota lain.
5. Kepuasan diambil secara consensus.
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.
7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.
Komite sering juga disebut panitia, pelaksanaannya dapat dikombinasikan dengan bentuk organisasi yang lain.
a.Kebaikan komite
· Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota..
· Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.
· Menciptakan koordinasi yang lebih baik.
· Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.
b. Keburukan Komite
· Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.
· Keharusan untuk berkompromi.
· Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.
· Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.
§ Oganisasi Matrik
Organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
Dalam organisasi seperti itu beberapa anggota organisasi memberikan laporan kepada dua atasan, bukannya satu atasan seperti bentuk yang tradisional. Dalam setiap kasus mereka berusaha memusatkan kegiatan-kegiatan beberapa pada masalah atau proyek khusus.
Karena struktur ini dirancang untuk menangani masalah atau proyek khusus, maka pengidentifikasian proyek seperti itu perlu diikuti dengan pemilihan sebuah tim yang asnggota-anggotanya mempunyai keahlian yang diperlukan.
Organisasi matrik itu menghasilkan kombinasi dari wewenang ganda, yaitu anggota-anggota proyek menerima perintah dari manajer proyek(wewenang horizontal) dan tetap mempertahankan keanggotaan mereka dalam bagian-bagian fungsional yang permanent (wewenang vertikal).
Kebaikan utama dari struktur matrik ini terletak pada keluwesan dan kemampuannya untuk memusatkan sumber-sumber pada masalah atau proyek-proyek utama. Akan tetapi struktur ini memerlukan koordinasi dari manajer proyek untuk menggabungkan orang-orang dari bagian-bagian yang berbeda kedalam sebuah tim yang terpadu.
a. Kebaikan Organisasi Matrik
· Luwes.
· Mmberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-maslah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.
· Memberikan alat inovasi tanpa menggangu struktur organisasi yang ada.
b. Keburukan Organisasi Matrik
· Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu alas an untuk masing-masing individu)
· Manajer proyek dapat menjumpai kesulitandalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.
· Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.
PERILAKU KEORGANISASIAN
Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi kelompok kerja, sikap pekerjaan, dan kepemimpinan.
§ Kelompok Kerja
Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri dari mereka sebagai satu kelompok.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu:
1. Keakraban satu sama lain
2. Kepentingan bersama
3. Pekerjaan serupa
4. Persahabatan
§ Motivasi
Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berprilaku seperti yang mereka lakukan.Setiap orang dapat memiliki motif yang sangat berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama.
Jenjang Kebutuhan Karyawan
Kebutuhan karyawan beserta jenjangnya dapat ditentukan atas dasar penemuan Abraham H. Maslow (seorang ahli psikologi) tentang kebutuhan manusia. Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.
Teori motivasi dari Maslow menekankan du aide dasar yaitu :
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
2. Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.
Kebutuhan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus, dan lelah. Setelah kebutuhan dasar ini terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi, yaitu kebutuhan akan perlindungan, demikian pula seterusnya sampai kebutuhan berjenjang paling tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.
Ide Maslow itu tidak menjelaskan semua moitivasi manusia pada pekerjaan. Sumbangannya terletak pada konsep hierarki yang dikemukakan. Ia merupakan orang pertama yang menyarankan bahwa jika suatu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi akan muncul. Teori kebutuhan dari Maslow itu telah memberikan dampak pada pendekatan bisnis terhadap motivasi karyawan.
§ Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Beberapa penelitian, antara lain sikemukakan oleh Max Weber (seorang sosiolog Jerman 1864-1920) yang pertama kali menggunakan istilah “ Etika Protestan” dalam bukunya berjudul “ Protestant Ethic and the Spirit of Capitalism” berkaitan dengan etika kerja. Penelitian itu memperlihatkan bahwa yang dinamakan etika kerja itu tidaklah sekuat yang ada di Amerika. Keyakinan bahwa kerja keras adalah baik itu juga merupakan bagian dari etika kerja.
Oleh Musselman dan Jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indicator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Kepuasan jabatan telah dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.
§ Kepemimpinan
Dalam perusahaan kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pimpinannya, karyawan, dan situasi yang ada.
Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar