Observasi Usaha Toko Kue Mahkota Rasa

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Kebutuhan makanan ringan saat ini menjadi hal yang dinikmati. Hal ini tidak saja berlaku bagi pencinta makanan ringan, tetapi telah merambah ke hampir semua lapisan masyarakat. Salah satu makanan tersebut adalah kue kering dan kue basah.
Toko Mahkota Rasa adalah salah satu tempat proses pembuatan kue kering dan kue basah. Mahkota Rasa merupakan jenis usaha yang berupaya mengakomodir kebutuhan masyarakat lewat sajian menu yang bervariasi.
Oleh karena itu kami membuat laporan observasi untuk tugas softskill dalam mata kuliah Pengantar Bisnis.

1.2 Sasaran
Pembuatan laporan ini ditujukan kepada seluruh masyarakat khususnya generasi bangsa untuk tetap mau melestarikan jenis makanan tradisional yang ada di bangsa kita, yang merupakan kekayaan sekaligus merupakan ciri dari bangsa Indonesia sendiri. Serta untuk mengajak masyarakat agar mau membeli makanan tradisional supaya makanan tradisional di negara kita tidak punah.



BAB II
PROSES PRODUKSI

2.1 Sejarah
Mahkota Rasa yaitu toko yang memproduksi kue kering dan kue basah. Berlokasi di Setia Darma 2 Tambun Selatan. Toko Mahkota Rasa berdiri sejak 10 tahun yang lalu. Yang didirikan oleh Bpk. Ahmad Nuri dengan modal utama Rp. 20.000.000. Pengalaman pemilik yaitu berjualan ager-ager di pasar Senen, oleh karena itu Bpk. Ahmad Nuri mendirikan usaha toko kue. Toko kue Mahkota Rasa mempunyai 3 cabang yaitu di Kranco Indah (Jakarta), Komseko (Kramat Jati), dan Tambun (Bekasi). Pertama yang dijual di toko tersebut adalah kue putri ayu, semakin lama semakin bertambah jenis kue yang diproduksi oleh toko kue Mahkota Rasa.
Bpk. Ahmad Nuri merekrut 6 orang karyawan di cabang Tambun. Modal pembuatan kue dalam satu hari ± Rp. 1.000.000. dan keuntungan dalam satu hari ± Rp. 2.000.000. Toko kue Mahkota Rasa dibuka dalam waktu 24 jam setiap hari, kecuali hari Raya Idul Fitri. Jadi karyawan dibagi 2 kelompok, menjadi 2 shift.

2.2 Jenis dan Harga Dagangan
a. Putri ayu m. Sus
b. Lemper n. Bolu gula merah
c. Bugis o. Srikaya
d. Talam p. Bakwan
e. Nagasari q. Pastel
f. Cente manis r. Cucur
g. Kue Ku s. Pepe lapis
h. Risol t. Onde-onde
i. Ager-ager u. Bolu kukus
j. Lumpur v. Lopis
k. Martabak telor w. Putu mayang
l. Ba’pau
Harga kue yang dijual mulai dari harga Rp. 700,- sampai dengan Rp. 1.000,-.

2.3 Bahan dan Alat yang Dibutuhkan
• Bahan
Dalam 1 hari toko kue Mahkota Rasa membutuhkan bahan :
- Tepung terigu 15 kg - Kentang
- Tepung beras 8 kg - Wortel
- Tepung ketan 16 kg - Kulit risol
- Gula 15 kg - Telor 1 ½ kg
- Maizena - Daun pisang
- Minyak goreng 3 kg - Kelapa

• Alat
- Kompor - Pisau
- Tabung gas - Talenan
- Kuali besar - Mixer
- Dandang besar - Saringan
- Ember

2.4 Proses Pembuatan
Salah satu proses pembuatan kue yang dijual di toko kue Mahkota Rasa yaitu kue Talam, proses pembuatannya sebagai berikut :
- Dibutuhkan santan 4 gayung.
- Tepung beras 2 bungkus.
- Sagu 2 kg.
- Vanili secukupnya.
- Gula 2 kg.
- Garam secukupnya.
- Semua bahan di masukkan dalam 1 tempat.
- Lalu diaduk hingga rata.
- Setelah itu disaring supaya bersih, lalu langsung dibagi ke 2 tempat/cetakan dan setiap cetakan diberi pewarna makanan yaitu hijau dan coklat.
- Kemudian diberi pasta.
Cetakan pertama dikukus hingga matang, setelah itu dimasukkan adonan kedua lalu dikukus hingga matang.

2.5 Strategi Pemasaran
Toko kue Mahkota Rasa mempunyai strategi pemasaran dengan membuat spanduk dan sumber informasi dari mulut ke mulut. Tempatnya strategis, karena banyak angkutan umum yang melewati toko tersebut dan banyak masyarakat yang lewat atau berjalan kaki. Toko kue Mahkota Rasa juga menerima pesanan kue, jadi apabila pelanggan ingin memesan kue datang langsung ke toko tersebut.



BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Toko kue Mahkota Rasa adalah jenis usaha yang banyak diminati kalangan masyarakat. Mempunyai banyak variasi menu kue. Salah satu mempertahankan usaha tersebut yaitu dengan menciptakan menu baru agar masyarakat tidak jenuh.

3.2 Saran
- Usaha ini diharapkan memperbanyak cabang-cabang di daerah-daerah tertentu.
- Lebih meningkatkan kualitas dan variasi menu.
- Sistem pemasarannya lebih diperluas lagi agar masyarakat lebih tahu kue-kue tradisional, supaya kue tradisional tidak punah di Indonesia.

PENGERTIAN DAN KONSEP PEMASARAN

universitas gunadarma
PENGERTIAN DAN KONSEP PEMASARAN

Pengertian Pemasaran
Pemasaran dan produksi merupakan fungsi pokok bagi Semua perusahaan berusaha meniproduksi dan memasarkan jasa untuk memenuhi kebuluhan konsumen. Kenyataannya., pemasaran merupaka konsep yang menyeluruh, sedangkan istilah yang lain tersebut hariya merupakan satu bagian, satu kegiatan dalam sistem pemasaran secara kese1uruhan. Jadi pemasaran merupakan keseluruhan dari pengertian tentang :
-penjualan
-perdagangan
-disiribusi
Pemasaran adalah sistem keseluruhan dari kegiatan usaha yang ditujukan untuk ,merencanakan, memerlukan, harga, mempromosikan, dan mendistribusikan barang dan jasa yang dapat memuaskan kebutuhan kepada petnbeli yang ada maupun pernbeli potensial
Keputusan-keputusan dalam pemasaran harus dibuat untuk menentukan produk dan pasarnya, harganya, dan prornosinya. Kegiatan pemasaran tidak bermula pada saat selesainya proses produksi, juga tidak berakhir pada saat penjudan dilakukan. Perusahaan harus dapat memberikan kepuasan kepada konsumen jika mengharapkan usahanya dapat berjdan terus, atau konsumen mempunyai pandangan yang baik terhadap perusahaan. Jadi, jaminan yang baik atas barang dan jasa dapat dilakukan sesudah penjudan.

Penciptaan Faedah Bagi Konsumen
Pemasaran adalah termasuk salah satu kegiatan dalam perekonomian dan membantu dalam penciptaan nilai ekonomi. Sedangkan nilai ekonorni itu sendiri akan menentukan harga barang dan jasa bagi individu-individu . Selain pemasaran, kegiatan lain yang dapat menciptakan nilai ekonomi adalah :

- Produksi yang membuat barang-barang.
- Konsumsi yag menggunakan barang-barang tersebut.
Dalam hal ni pemasaran berada di antara produksi dan konsumsi, ini berarti bahwa pemasaran menjadi penghubung antara kedua faktor tersebut. Dalam kondisi perekonomian seperti sekarang ini , tanpa adanya pemasaran orang sulit mencapai tujuan konsumsi yang memuaskan. Penjual berada di pihak yang menjdankan kegiatan pemasaran (juga kegiatan produksi) dan pembeli berada pacla titik konsumsi. Oleh karena itu perusahaan harus dapat menciptakan faedah (utility) bagi konsumen. Faedah (utility) adala hkekuatan dari suatu produk atau jasa unutk memuaskan kebutuhan. Perusahaan dapat menciptakan. lima macam faedah, yakni : (1) faedah bentuk (form utility), (2) faedah waktu (time utility), (3) faedah tempat (place utility), (4) faedah milik (ownership utility), dan (5) faedah informasi (information utility)

1. Faedah Waktu
Faedah waktu dapat diciptakan dengan menyediakan produk pada saat konsurnen membutuhkan untuk membelinya. mi memenlukan suatu riset pemasaran untuk menentukan jenis produk apakah yang diinginkan oleh konsumen pada suatu saat. Jadi produk yang ditawarkan han elalu siap pada saat diperlukan oleh konsumen.
2. Faedah Tempat
Faedah tempat merupakan faedah yang diciprakan dengan menyediakan produk pada tempal yang strategis apabila konsumen ingin membelinya, Jadi, penjual berusaha untuk rnenentukan lokasi persediaan produknya sedekat mungkin dengan konsumen.
3. Faedah Milik
Faedah milik diciptakan dengan mempersiapkan pemindahan hak milik dan penjual kepada pembeli. Pada prinsipnya, transaksi jua]-belj yang dilakukan oleh penjual dan pembeli sudah dapat menciptakan faedah rnilik meskipun secara fisik produknya beluni berada di tangan pembeli.
4. Faedah Informasi
Faedah informasj diciptakan clengan mmberikarn informasi tentang penawaran suatu produk kepada konsumen. Jadi, konsumen akan lebih mernahami tentang produk yang ditawarkan oleh perusahaan sehingga lebib mudah dalam mengambil keputusan untuk mernbelinya. Dalam kegiatan pemasaran, pemberian informasi tersebut dapat dilakukan dengan mengadakan promosi.

Konsep Pemasaran
Konsep pemasaran (marketing concept) merupakan falsafah perusahaan yang menyatakan bahwa pemasaran keinginan pembeli adalah syarat utama bagi kelangsungan hidup perusahaan. Segala kegiatan perusahaan di bidang produksi, teknik, keuangan, dan pemasaran diarahkan pada usaha untuk mengetahui keinginan pembeli dan kemudian memuaskan keinginan tersebut dengan

Pengertian Organisasi

PENGERTIAN ORGANISASI

universitas gunadarma

§  Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

            Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu :

1.      Interaksi manusia

2.      Kegiatan mengarah pada tujuan

3.      Struktur

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

§  Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Struktur informal ini dibuat untuk meliput pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan.

Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi. Sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :

1.      Wewenang

2.      Tanggung jawab

3.      Pertanggung jawaban

4.      Delegasi

5.      Koordinasi

§  Organisasi Informal

          Organisasi Informal selalu ada dalam setiap organisasi keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik menyangkut bidang pekerjaan ataupun tidak.

            Organisasi Informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.

            Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban.

Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karawan, yaitu :

1.      Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)

2.      Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)

3.      Anggota-anggota kelompok luar (out group)

            Organisasi informal tidak selalu menyebabkan jeleknya pelaksanaan kerja. Kadang-kadang organisasi informal justru merupakan cara terbaik untuk memberi informasi yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.

§  Sentralisasi VS Desentralisasi

Organisasi yang Disentralisir

            Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

            Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah :

1.      Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan

2.      Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan

3.      Memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.

            Sedangkan keburukannya dapat disebutkan disini antara lain :

1.      Jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada   eksekutif puncak menjadi terlalu banyak.

2.      Organisasi yang disentarilisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.

            Sebenarnya semua keputusan penting diambil oleh manajemen puncak.

      Organisasi yang Didesentralisir

            Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Didesentralisir diterapkan dengan alasan yang berbeda.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

                     Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memusatkan perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

         Struktur organisasi yang ditentukan dengan baik juga harus mendukung moral karyawan. Karyawan yang mengetahui tentang apa yang diharapkan dari pekerjaan, siapa atasannya, dan bagaimana pekerjaan itu cocok dengan struktur organisasi keseluruhan, semuanya diarahkan untuk membentuk angkatan kerja yang loyal dan harmonis.

§  Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :

1.      Interaksi kemanusiaan

2.      Kegiatan yang terarah ke tujuan

3.      Struktur

   Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

            Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual. Akibatnya, tujuan-tujuan itu harus dipecah kedalam tujuan-tujuan khusus untuk setiap karyawan dalam perusahaan.

   Hierarki Tujuan

            Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah kedalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masingdepartemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual.

            Jumlah jenjang dalam hierarki bergantung pada besarnya dan kekomplekan perusahaan. Perusahaan yang lebih kecil biasanya mempunyai jenjang lebih sedikit disbanding perusahaan besar.

   Departementalisasi

            Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Dikebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.

   Wewenang dan Tanggung Jawab

            Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahannya agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.

            Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakukan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.

   Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer ?

            Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (Span of Control) merupakan  jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.

            Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :

1.      Jenis pekerjaan

2.      Pelatihan karyawan

3.      Kemampuan manajer

4.      Efektifitas komunikasi

Komunikasi yang jelas sangat penting berfungsinya organisasi secara lancer.

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

         Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas. Akan tetapi perencana organisasi harus yaki bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.

         Seorang filusuf dan sejarahwan Inggris bernama C. Northcote Parkinson menjelaskan kecenderungan tersebut dalam bukunya Parkinson’s Law :  “Pekerjaan itu meningkat sedemikian rupa sehingga mengisi waktu yang tesedia untuk penyelesaiannya.

         Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding penungkatan pekerjaan ? Menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :

1.      Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.

2.   Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.

§  Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

    

a.   Kebaikan Organisasi Garis

·         Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

·         Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.

·         Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.

·         Menghemat biaya, sebab pengwasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.

b.      Keburukan Organisasi Garis

·         Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.

·         Tidak hanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.

·         Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.

§  Organisasi Garis dan Staf

         Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan.

            Tugas kepala-kepala bagian yang semakin berat memerlukan bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran dalam beberapa fungsi. Untuk ini dapatlah dibentuk staf. Selain memberi saran kepada pimpinan ataupun kepala-kepala bagian, mereka tidak mempunyai kekuasaan dalam pemberian perintah.

            Hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung seperti ini dinamakan hubungan garis.

            Hubungan mereka tidak langsung, maka dalam hal ini manajer-manajer tersebut bertindak sebagai staf, dan hubungan yang terjadi adalah hubungan staf.

a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf

·         Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya.

·         Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.

·         Staf dapat mendidik para petugas.

·         Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

            b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf

·         Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.

·         Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf dari pada atasannya.

·         Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

§  Organisasi Fungsional

          Dalam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/ pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.

            Oleh karena itu bentuk struktur organisasi fungsional ini sulit dan jarang dipakai.

a. Kebaikan Organisasi Fungsional

·         Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.

·         Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

b. Keburukan Organisasi Fungsional

·         Amaembingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

·         Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.

·         Kesulita-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.

·         Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.

§  Organisasi Komite

    

          Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Komite ini dapat dibentuk disemua bagian dalam organisasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite.

            Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

1.      Suasananya santai dan bersifat informal

2.      Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.

3.      Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.

4.      Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota lain.

5.      Kepuasan diambil secara consensus.

6.      Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.

7.      Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

            Komite sering juga disebut panitia, pelaksanaannya dapat dikombinasikan dengan bentuk organisasi yang lain.

a.Kebaikan komite

·         Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota..

·         Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.

·         Menciptakan koordinasi yang lebih baik.

·         Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

b.      Keburukan Komite

·         Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.

·         Keharusan untuk berkompromi.

·         Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.

·         Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

§  Oganisasi Matrik

          Organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

            Dalam organisasi seperti itu beberapa anggota organisasi memberikan laporan kepada dua atasan, bukannya satu atasan seperti bentuk yang tradisional. Dalam setiap kasus mereka berusaha memusatkan kegiatan-kegiatan beberapa pada masalah atau proyek khusus.

            Karena struktur ini dirancang untuk menangani masalah atau proyek khusus, maka pengidentifikasian proyek seperti itu perlu diikuti dengan pemilihan sebuah tim yang asnggota-anggotanya mempunyai keahlian yang diperlukan.

            Organisasi matrik itu menghasilkan kombinasi dari wewenang ganda, yaitu anggota-anggota proyek menerima perintah dari manajer proyek(wewenang horizontal) dan tetap mempertahankan keanggotaan mereka dalam bagian-bagian fungsional yang permanent (wewenang vertikal).

            Kebaikan utama dari struktur matrik ini terletak pada keluwesan  dan kemampuannya untuk memusatkan sumber-sumber pada masalah atau proyek-proyek utama. Akan tetapi struktur ini memerlukan koordinasi dari manajer proyek untuk menggabungkan orang-orang dari bagian-bagian yang berbeda kedalam sebuah tim yang terpadu.

a.      Kebaikan Organisasi Matrik

·               Luwes.

·               Mmberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-maslah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.

·               Memberikan alat inovasi tanpa menggangu struktur organisasi yang ada.

b. Keburukan Organisasi Matrik

·               Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu alas an untuk masing-masing individu)

·               Manajer proyek dapat menjumpai kesulitandalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.

·               Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

              

PERILAKU KEORGANISASIAN

                                   

               Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi kelompok kerja, sikap pekerjaan, dan kepemimpinan.

§  Kelompok Kerja

            Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri dari mereka sebagai satu kelompok.

      Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu:

1.      Keakraban satu sama lain

2.   Kepentingan bersama

3.   Pekerjaan serupa

4.   Persahabatan

§  Motivasi

          Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berprilaku seperti yang mereka lakukan.Setiap orang dapat memiliki motif yang sangat berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama.

      Jenjang Kebutuhan Karyawan

            Kebutuhan karyawan beserta jenjangnya dapat ditentukan atas dasar penemuan Abraham H. Maslow (seorang ahli psikologi) tentang kebutuhan manusia. Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.

               Teori motivasi dari Maslow menekankan du aide dasar yaitu :

1.      Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

2.      Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

            Kebutuhan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus, dan lelah. Setelah kebutuhan dasar ini terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi, yaitu kebutuhan akan perlindungan, demikian pula seterusnya sampai kebutuhan berjenjang paling tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.

            Ide Maslow itu tidak menjelaskan semua moitivasi manusia pada pekerjaan. Sumbangannya terletak pada konsep hierarki yang dikemukakan. Ia merupakan orang pertama yang menyarankan bahwa jika suatu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi akan muncul. Teori kebutuhan dari Maslow itu telah memberikan dampak pada pendekatan bisnis terhadap motivasi karyawan.

§  Pekerjaan dan Sikap Jabatan

            Beberapa penelitian, antara lain sikemukakan oleh Max Weber (seorang sosiolog Jerman 1864-1920) yang pertama kali menggunakan istilah “ Etika Protestan” dalam bukunya berjudul “ Protestant Ethic and the Spirit of Capitalism” berkaitan dengan etika kerja. Penelitian itu memperlihatkan bahwa yang dinamakan etika kerja itu tidaklah sekuat yang ada di Amerika. Keyakinan bahwa kerja keras adalah baik itu juga merupakan bagian dari etika kerja.

            Oleh Musselman dan Jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indicator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Kepuasan jabatan telah dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

§  Kepemimpinan

                     Dalam perusahaan kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pimpinannya, karyawan, dan situasi yang ada.

                     Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.

        

     

PENGERTIAN MANAJEMEN

universitas gunadarma

PENGERTIAN MANAJEMEN

§  Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama.

      Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.

Manajemen adalah ilmu dan seni merancanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :

1.  Perencanaan

2.  Pengorganisasian

3.  Pengarahan

4.  Pengkoordinasian

5.  Pengawasan

Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga tentu  mempunyai tujuan ; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang:

a.       Apa

b.      Bagaimana

c.       Mengapa dan

d.      Kapan akan dilakukan

§          Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah : (1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif, (2) manajemen madya atau manajemen administrative, dan (3) manajemen operasional atau manajemen supervisiori.

      

1. Manajemen Puncak

Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak. Manajemen puncak bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengetahuan saham.

b.      Manajemen Madya

Jenhjang berikutnya dalam piramida manajemen madya.Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c.       Manajemen Operasional

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

§  Gerakan Manajemen Ilmiah

Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkan berjudul The Principles of Scientific Manajemen. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :

    Prinsip 1  :   Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

    Prinsip 2  :  Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

    Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

    Prinsip  4 :   Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN

MANAJEMEN

Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan membahas lima, yaitu : (1) sekolah klasik, (2) sekolah perilaku, (3) sekolah ilmu manajemen, (4) analisis sistem, dan (5) manajemen berdasarkan hasil.

§  Sekolah Klasik (Classical School)

Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

§  Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer dalam tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari management dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia. Para manajer perlu mengetahui bagaimana memotivasi bawahan yang mereka pimpin.

• Sekolah ilmu manajemen (Management Science School)

Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.

• Analisis Sistem

Analisis system ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Dalam pemasaran, misalnya, mengambil keputusan tentang harga memerlukan pertimbangan menyangkut pengaruh kesan pada produk (product image), penjualan unit, jaringan distribusi, dan seterusnya.

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi.

• Manajemen Hasil

Management By Objectives/ MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan karyawan.

            Adapun keburukannya dapat disebutkan di sini antara lain :

o   Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.

o   MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpatisipasi.

o   MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.

o   Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi-fungsi   manajemen yang ada.

Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan.

• Bentuk-bentuk Perencanaan

Seperti diuraikan dimuka, bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan dating. Dengan nebdasarkan diri pada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk berikut :

a.      Tujuan (Objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.      Kebijakan (Policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c.       Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Oleh karena itu da;am membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti : ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d.      Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.

e.       Aturan (rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f.       Program

Program merupakan campuran anatara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.

§  Kegunaan Perencanaan

Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :

a.      Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang

b.      Mengarahkan perhatian pada tujuan

c.       Memperingan biaya

d.      Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

§   Langkah-Langkah Penyusunan Perencanaan

         Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah :

a.   Menetapkan Tujuan

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan tujuan.

b.      Menyusun Anggapan-anggapan (premising)

Langkah kedua yang harus dilakukan dalam dalam menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan.

c.    Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan

               Banyak sekali cara yang dapat ditempuh untuk mencapai suatu tujuan.

d.      Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah          Dipilih

         Dalam langkah keempat ini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu. Jadi, di sini berlaku prinsip ekonomi.

e. Mengambil Keputusan

         Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan pembandingan serta pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternatif, barulah diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan.

§ Perencanaan Merupakan Pendekatan yang Rasional

   Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan dating. 

§  Jangka Waktu Perencanaan

  Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu :

a.       Perencanaan jangka panjang

b.      Perencanaan jangka menengah

c.       Perencanaan jangka pendek

§  Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

     Faktor-faktor tersebut ialah :

a.   Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti

b.      Perubahan yang Sangat Cepat

c.    Kelakuan Internal

   Kelakuan internal merupakan kekauan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/ perusahaan; dapat berupa : (1) kekakuan psikologis, (2) kekakuan karena adanya prosedur dan kebijkan dan (3) kekakuan sumber daya dan dana.

d.      Kekakuan Eksternal

e.    Waktu dan Biaya

§  Pengambilan Keputusan

a.      Syarat Pengambilan Keputusan

Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :

o   Harus brerusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.

o   Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai berserta segala kekurangannya.

o   Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan runtutan-runtutan untuk mencapai tujuan.

o   Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

b.      Alat Pengambilan Keputusan

                                             Untuk mengambil keputusan yang rasional seperti : (1) operation reseaech, (2) teori probabilitas, (3) Linear programming. Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan diatas, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih berada di dalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah:

o   Analisa Risiko

o   Pohon Keputusan (Decision Tree)

PENGORGANISASIAN

§   Pengertian

       Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuannya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

         Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok (di atas) sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan .

Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan anatara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dapat dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.

         Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal.

a.   Hubungan Informal

   Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi.

b.      Hubungan Formal

         Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja.

      Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu:

1)      Tanggung Jawab

Yang dimaksud dengan tanggung jawab adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan, dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang diterima.

2)      Wewenang

Yang dimaksud dengan wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang., juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.

3)      Pertanggung Jawaban

Aliran pertanggung-jawaban ini merupakan kebalikan dari arus wewenang. Kalau wewenang berasal dari pimpinan, artinya mengalir dari atas ke bawah, maka pertanggung jawaban ini berasal dari bawahan (mengalir dari bawah ke atas )

§ Pola Hubungan antar Komponen Organisasi

               Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan, dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian. Jadi penentuan tugas-tugas yang hendak di jalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan

         Jadi, antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang, serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan lainnya.

§  Rentangan Kekuasaan

       Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbbatasan pada kemampuan seseorang. Dalam setiap organisasi, rentangan kekuasaan ini harus ditetapkan untuk mengetahui sampai berapa jauh seseorang daapat memimpin dan mengatur sejumlah karyawan dengan efektif dan efisien.

Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberaoa faktor, antara lain :

a.      Latihan dari Bawahan

b.      Pendelegasian Wewenang

c.       Perencanaan

d.      Teknik Komunikasi

§  Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat di dasarkan pada beberapa faktor berikut ini :

a.      Didasarkan pada Suatu Angka

b.      Didasarkan pada Waktu

c.       Didasarkan pada Fungsi Perusahaan

d.      Didasarkan pada Luas Daerah Operasi

e.       Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan

                          

§   Karakteristik Struktur Organisasi

Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai cirri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki karakteristik dasar, yaitu :

a.      Keseimbangan dalam Organisasi

Keseimbangan dalam organisasi ini sangat penting mengingat adanya beberapa bagian di dalamnya.

b.      Fleksibel

Flesibilitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi.

PENGARAHAN

§  Prinsip-prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.

Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada benberapa prinsip, yaitu :

a.      Prinsip Mengarah Kepada Tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan Nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.

b.      Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan perusahaan. Mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar; dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

c.       Prinsip Kesatuan Komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan.

§  Cara-cara Pengarahan

Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

a.      Orientasi

Orientasi merupakan  cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Orientasi dapat berupa anatara lain :

1)      Tugas itu sendiri.

2)      Tugas lain yang ada hubungannya.

3)      Ruang lingkup tugas.

4)      Tujuan dari tugas.

5)      Delegasi Wewenang.

6)      Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja.

7)      Hubungan antara masing-masing tenaga kerja.

8)      Dan sebagainya.

b.      Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. 

Perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa :

o   Perintah Umum dan Khusus

o   Perintah Lisan dan Tertulis

o   Perintah Formal dan Informal

d.      Delegasi Wewenang

            Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

§  Komunikasi

            Ada beberapa pendapat tentang komunikasi, antara lain dikemukakan oleh American Training Director, Newman dan Kontz

            American Training Director memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi. Definisi dari Newman lain lagi. Ia mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan,pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih.KOntz dan O’donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.

            Dari definisi-definisi tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa :

a.      Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.

b.      Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.

c.       Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.

d.      Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau simbol.

Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut :

1.      Komunikasi Harus Jelas

Komunikasi yang jelas dapat dilakukan bilamana dipakai bahasa yang baik, sehingga mudah dimengerti serta tidak disalah tafsirkan oleh sipenerima.

2.      Prinsip Integritas

Komunikasi dapat digunakan untuk memupuk saling pengertian antara masing-masing individu sehingga dapat mencapai serta menjaga adanya suatu kerjasama yang baik.

3.      Prinsip Penggunaan Organisasi Informal

Komunikasi yang efektif dapat dicapai bilamana digunakan organisasi informal sebagai pelengkap saluran organisasi formal yang ada.

§   Motivasi

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negative.

   a.   Motivasi Positif

      Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.

b.   Motivasi Negatif.

      Motivasi negative merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

PENGKOORDINASIAN

            Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing indiviudu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka.

Prinsip-Prinsip Koordinasi

a.       Prinsip Kontak Langsung

Prinsip ini menyatakan bahwa koodinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusi baik hubungan secara horizontal maupun vertical. Dalam hubungan langsung tersebut dapat terjadi pertukaran gagasan, pendapat, harapan, dan sebagainya, cara ini dianggap lebih sempurna dibandingkan dengan cara-cara lainnya. Semua pendapat bisa dikemukakan secara detail sehingga memungkinkan untuk diperolehnya saling pengertian yang mendalam.

b.      Perinsip Penekanan pada pentingnya Koordinasi

Kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpangsiuran di dalam organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru diadakan kemudian juga dapat menghambat jalannya organisasi. Oleh karena itu koordinasi itu perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan. Jika suatu perencanaan sudah dilaksanakan, maka sulit untuk menarik/mencabutnya kembali. Bilamana pencabutan tersebut berhasil dilakukan, ada kemungkinan bahwa tindakan itu dapat menimbulkan berbagai masalah.

c.       Hubungan balik antara Faktor-faktor yang ada

Masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerjaan tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan lainnya. Kondisi, tujuan dan macam pekerjaan yang sama memungkinkan bagi mereka untuk mengadakan hubungan secara rutin, baik di dalam bagian maupun antar bagian. Kerjasama yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu saling memahami tugas-tugas mereka. Oleh karena itu mereka harus membuka kesempatan untuk saling mempertukarkan informasi.

Pelaksanaan Fungsi Koodinasi

Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :

a.       Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

b.      Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standart atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Pengawasan perlu dilakukan pada setiap tahap agar supaya mudah diadakan perbaikan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan. Mungkin perbaikan-perbaikan yang harus dilakukan hanya bersifat sederhana, menyangkut masalah-masalah kecil yang jumlahnya tidak begitu banyak. Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperi :

a.       Penyusunan kembali rencana baru,

b.      Menetapkan sasaran target baru,

c.       Perubahan struktur organisasi,

d.      Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai, dan

e.      Sebagainya.

Langkah-langkah Pengawasan

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :

a.       Menciptakan Standart

Standart merupakan suatu criteria untuk menguklur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Standart kuatitatif merupakan suatu standart yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu. Sedangkan standart kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh, dan sebagianya.

b.      Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standart

Langkah ini dilakukan untuk mengetahui samapi seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.

c.       Melakukan Tindakan Koreksi

d.      Langkah ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan mnyempurnakan segala kegiatan. Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakan korekasi ini adalah :

·         Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.

·         Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.

·         Mengadakan penilain terhadap berbagai kemungkinan tersebut.

·         Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

Syarat-syarat Pengawasan yang Baik

a.       Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas).

b.      Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpanan yang terjadi dengan segera.

c.       Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

d.      Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standart yang digunakan.

e.      Pengawasan harus fleksibel/luwes.

f.        Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

g.       Pengawasan harus ekonomis.

h.      Pengawasan harus mudah dimengerti.

i.         Pengawasan  harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.

universitas gunadarma